W tym poradniku omówimy sobie co to w ogóle są wideokonferencje oraz jakie dają korzyści.
System VidCom.pl pozwala na tworzenie i przeprowadzanie wideokonferencji w czasie rzeczywistym. Umożliwia użytkownikom przesyłanie i odbiór obrazu wideo, dźwięku oraz tekstu, wymianę danych, prowadzenie wirtualnych prezentacji, aktywne uczestnictwo w wirtualnych klasach i szkoleniach, symultaniczną pracę na udostępnianych dokumentach, prowadzenie poufnych oraz publicznych czatów i rozmów, organizowanie testów i ankiet online, błyskawiczne przesyłanie plików o dowolnej wielkości, wzajemne udostępnianie pulpitu, oraz wiele, wiele innych.
Komunikację wideo można stosować praktycznie w każdej dziedzinie gospodarki i życia społecznego. Potencjał ograniczony jest jedynie pomysłowością. Przykłady zastosowań:
- Komunikacja biznesowa pomiędzy partnerami handlowymi (sprzedawcami, nabywcami), negocjacje, rozmowy strategiczne.
- Prezentacje produktowe organizowane dla pośredników handlowych, kluczowych klientów, hurtowników, itp.
- Zarządzanie firmą szczególnie użyteczne w przypadku firm wielodziałowych, których pracownicy rozsiani są po kraju; komunikacja pomiędzy wszystkimi szczeblami organizacyjnymi firmy.
- Posiedzenia zarządu i wirtualne walne zgromadzenia władz spółek online – organizacja posiedzeń, spotkań, narad i głosowań bez konieczności obecności wszystkich osób w jednym miejscu.
- Kontakt z oddziałami firmy umożliwiający wzajemną (szybką i darmową) komunikację i wymianę dokumentów, informacji i plików między poszczególnymi oddziałami firmy zlokalizowanych w różnych częściach kraju, czy nawet świata.
- Spotkania handlowców – organizacja spotkań cyklicznych, prezentacja nowych produktów, omawianie założeń strategicznych, przekaz materiałów szkoleniowych, przekaz dokumentów, itp.
- Organizacja wirtualnych Biur Obsługi Klienta, to przede wszystkim podniesienie standardu obsługi klienta, wzrost dostępności, możliwość prezentacji wideo ofert, bieżące konsultacje i rozmowy z klientami.
- Przeprowadzanie szkoleń firmowych – możliwa jest profesjonalna organizacja szkoleń firmowych dla pracowników z zachowaniem wszystkich aspektów typowego szkolenia (rozmowa, obraz, czat, wspólna praca na dokumentach, prezentacje Power Point, wymiana plików, wykłady „na żywo” lub z odtworzenia, itp.).
- Kompleksowa obsługa e-learningu – wspomaganie szkół, uczelni, kursów językowych, czy firm szkoleniowych, umożliwiające profesjonalną i kompleksową organizację zajęć dla studentów i słuchaczy za pośrednictwem Internetu.
- Przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych zarówno przez „zwykłych” pracodawców, jak i przez firmy zajmujące się profesjonalnie rekrutacją personelu.
- Obsługa sklepów internetowych, pozwalająca na oczekiwaną przez klientów wideoprezentację oferowanych produktów i usług, przesył dokumentacji technicznej, instrukcji obsługi, gwarancji.
- Wirtualne przychodnie – rozwiązanie o charakterze wspomagającym tradycyjne funkcjonowanie służby zdrowia, czyli wirtualne konsultacje lekarzy specjalistów z pacjentami wzbogacone o wirtualną recepcję, czy systemy kolejkowe.
- Wsparcie audiowizualne portali o charakterze społecznościowym.
- Serwisy oraz firmy doradcze, prawne, rachunkowe, konsultacyjne mają możliwość udzielania za pomocą wideokonferencji darmowych lub płatnych porad eksperckich swoim klientom.
- Obsługa płatności sms-owych w serwisach zarobkowych, dzięki w pełni funkcjonalnemu panelowi administracyjnemu, który kontroluje stan i realizację płatności oraz dostępność do danego serwisu lub wideoczatu.
- Organizacja i obsługa wirtualnych centrów rozrywki, gwarantująca profesjonalne organizowanie i zarządzanie wirtualnymi kasynami i wszelkiego rodzaju konkursami online.
- Zarządzanie pracownikami prowadzącymi wideorozmowy, w szczególności w kwestii ich popularności, dostępności dla klientów i zarobków.
- Organizacja profesjonalnych biur doradczych i konsultacyjnych z udziałem ekspertów z danych dziedzin lub osób znanych publicznie dla nieograniczonej liczby odbiorców.
- Wideorelacje z ważnych wydarzeń, to możliwość przekazu transmisji dowolnego wydarzenia „na żywo” z zachowaniem najwyższej jakości obrazu i dźwięku.
- Wirtualne spotkania z ekspertami i osobami publicznymi to możliwość zorganizowania wirtualnego spotkania dla wszystkich zainteresowanych ze znanymi osobistościami i ekspertami z różnych dziedzin, które nie mogą osobiście uczestniczyć w tradycyjnym spotkaniu.
- Organizacja i prowadzenie biur poselskich i samorządowych, jako nowa/dodatkowa możliwość kontaktu polityków z ich wyborcami.
Przykłady zastosowania wideokonferencji w komunikacji wewnętrznej:
- komunikacja pomiędzy oddziałami firmy (w ujęciu krajowym i międzynarodowym),
- komunikacja z pracownikami działającymi w terenie (m.in.: cykliczne spotkania handlowców),
- zarządzanie firmą (komunikacja pomiędzy wszystkimi szczeblami organizacyjnymi),
- komunikacja i zarządzanie w sytuacjach kryzysowych,
- wirtualne walne posiedzenia zarządu i zgromadzenia wspólników,
- szkolenia, spotkania, prezentacje i konferencje online,
- błyskawiczna wymiana dokumentów, uzgodnień i informacji.
Przykłady zastosowania wideokonferencji w komunikacji zewnętrznej:
- profesjonalne wirtualne Biuro Obsługi Klienta (nowoczesna i atrakcyjna forma prezentacji oferty firmy na rynku),
- komunikacja biznesowa z partnerami i kontrahentami (negocjacje, rozmowy strategiczne, etc.),
- serwisy konsultacyjne dla klientów,
- wirtualne spotkania z ekspertami oraz osobami publicznymi,
- spotkania i konferencje międzynarodowe,
- organizacja i przeprowadzanie testów konsumenckich.
Tutaj warto omówić pewną kwestię, odpowiedzieć sobie na pytanie: 'A dlaczego nie mogę skorzystać z popularnych komunikatorów internetowych i social media?’. Cóż, jest to jeden ze stereotypów, który jednak dosyć łatwo podważyć, jeśli tylko zdajemy sobie sprawę z różnic, jak np.:
- kwestie bezpieczeństwa (przecież nie zostawiamy otwartego sejfu w pustym biurze),
- zakres funkcjonalności – możliwość widzenia i słyszenia właściwie jest jedynie dodatkiem, nam potrzebne są narzędzia pracy na odległość,
- brak ograniczeń – czasem będziemy potrzebowali połączeń w gronie większym, niż kilka osób.
Nasuwa się zatem pewne porównanie, może 'z innego świata’, ale jakże obrazujące:
- swoim samochodem osobowym również damy radę przywieźć do sklepu paletę towaru,
- samochodem dostawczym również dowieziemy rodzinę na wczasy.
Tyle, że są pewne granice 😉
Ok, zastanówmy się teraz czego nam potrzeba, aby wykorzystać ten potencjał. Wbrew innemu stereotypowi – całkiem niewiele. Właściwie tylko tyle, ile już mamy w większości przypadków:
- komputera/laptopa (ew. tabletu lub smartfonu, ale z zastrzeżeniem, że charakter tych urządzeń narzuca pewne ograniczenia funkcjonalne, więc właściwie nadają się raczej tylko do odbioru),
- słuchawek lub głośników,
- kamerki (wbudowanej lub zewnętrznej) – jeśli chcemy/mamy być widziani,
- mikrofonu (wbudowanego lub zewnętrznego) – jeśli chcemy/mamy być słyszani,
- łącza internetowego o przyzwoitej jakości.
Słowo na temat kamerki: nie musi to być żaden drogi sprzęt, w zupełności wystarczają te wbudowane w laptopach. Natomiast, jeśli nie dysponujemy taką, wówczas możemy zakupić kamerę już od kilkudziesięciu zł., a naprawdę niezłą za 200-400zł. Przykłady:
- Logitech C920 (i ew. następcy) – jedna z lepszych na rynku w cenie ok. 350zł. (przykład oferty). Dodatkowo ma wbudowaną opcję śledzenia twarzy, co może być przydatne podczas ewentualnego ruchu prowadzącego.
- Logitech C905, ew. nieco gorsze: C270 i C310
W przypadku wyboru innej kamery ważne jest, aby patrzeć przy zakupie na takie parametry, jak: rozdzielczość z jaką przesyła wideo (nie zdjęć) oraz ilość klatek. Minimum powinno być 30 fps, a przy 60fps obraz będzie płynny. Na opakowaniach producenci często pokazują rozdzielczość robienia zdjęć, więc należy upewnić się wcześniej. Najlepiej skorzystać z jakiejś internetowej porównywarki i znaleźć coś, czego parametry będą analogiczne do Logitech C920.
Poza w/w, to prawie jakakolwiek kamerka w dzisiejszych czasach daje 'zadowalający’ obraz. Również kamery wbudowane w tańsze laptopy nadają się do wideokonferencji, o ile nie jest wymaga wyższa jakość. No i pozostają notebooki dobrej klasy, w których często i kamerki są bardzo porządnej jakości.
Słowo na temat łącza: co to właściwie znaczy 'przyzwoita jakość’? Po pierwsze przepustowość, czyli 'przekrój tej rury’. Sprawa jest nieco bardziej zawiła, ale dla uproszczenia przyjmijmy, że potrzebujemy ok. 0,5 Mbps na każdą osobę, która w naszej konferencji będzie nadawała obraz. W dzisiejszych czasach niby niewiele, ale pamiętajmy, że większość 'tanich’ dostawców używa pewnego chwytu marketingowego, a mianowicie podaje jedynie szybkość pobierania, podczas gdy wysyłanie bywa 1/10-tą tej wartości. Tymczasem my potrzebujemy takiej przepustowości w obydwie strony. Tak więc, jeśli nie mamy do dyspozycji lepszego łącza (tzw. synchronicznego, gdzie obydwie wartości są porównywalne), wówczas potrzebujemy łącza o przepustowości min. 5Mbps (download) / 0,5Mbps (upload). Oczywiście czym większe te wartości, tym lepiej. Po drugie stabilność, czyli gwarancja, że nasze łącze utrzymuje parametry nie tylko w świąteczną noc o godz. 3 nad ranem ;).
Reasumując: można zaryzykować twierdzenie, że prawie każde łącze, spełniające dzisiejsze standardy, podoła wyzwaniu, najlepiej jednak przeprowadzić testy, a w razie ew. problemów z jakością połączenia, przede wszystkim mieć na uwadze konieczność poprawy jakości naszej 'bramy na świat’.